Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, Physio + Hamel s’engage à assurer la confidentialité de la vie privée et à protéger les renseignements personnels de tous ses clients, utilisateurs, fournisseurs, employés/travailleurs et toutes autres personnes physiques pour lesquelles des renseignements personnels sont fournis par ces derniers et recueillis par l’entremise de notre site Web, nos systèmes de gestion de dossiers, nos portails clients, par courriel, par télécopieur, en personne ou par téléphone.

En nous fournissant des renseignements personnels, vous acceptez volontairement que ceux-ci soient traités en répondant aux caractéristiques spécifiques d’un consentement selon la Loi sur la protection des renseignements personnels et décrits dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels et de la vie privée.

Que vous autorisez l’entreprise Physio + Hamel, les employés/travailleurs assignés dans l’exercice de leurs fonctions et de la conduite des activités afin de répondre aux obligations de soins et de services et de traiter vos renseignements personnels selon leurs obligations envers vos renseignements personnels et aux fins d’énoncés ci-dessous.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel est une information concernant une personne physique qui peut être identifiée.

Physio + Hamel assure la sécurité et la confidentialité de la gestion des données par la mise en place des mesures strictes et sécuritaires afin de protéger vos renseignements personnels que ce soit de la collectées de données, à l’utilisation, à la communication, à la conservation, à la modification ou à la destruction de renseignements personnels de chaque individu mentionné précédemment en respectant les diverses modalités juridiques en matière de protection des renseignements personnels.

Physio+ Hamel utilise un système de dossiers clients ADDA Tech qui couvre toutes les exigences de conformité à la loi 25 et plus encore par la mise en place de certification ISO 27001 et SOC2. Cela comprend des politiques et des pratiques claires pour la gouvernance des informations personnelles, ainsi qu’une gestion complète des incidents et des risques liés à la protection de la vie privée. ADDA Tech offre un système complet de gestion de la sécurité de l’information (ISMS) et les serveurs de Clinicmaster sont situés au Canada à l’intérieur des centres de données Microsoft Azure.

En vertu de la politique de confidentialité, l’entreprise Physio+ Hamel ainsi que les employés/travailleurs assurent la conformité dans leur pratique et sont assujettis à la loi sur la protection des renseignements découlant de la relation patient-professionnel. L’accès aux renseignements personnels et sur la santé des clients est strictement confidentiel et uniquement utilisé dans le cadre de leurs fonctions.

Aucun accès à ces renseignements n’est autorisé à aucune autre personne.

Toute personne travaillant au sein de l’entreprise Physio + Hamel doit respecter la présente politique et les procédures internes. Toute violation de cette politique entraînera son congédiement.

Pour vous identifier lorsque vous interagissez avec nous par l’entremise de nos différentes sources de communication, ces informations peuvent être utilisées et recueillies par l’entreprise Physio + Hamel et le personnel employés/travailleurs assigné.

Qu’il s’agisse de données médicales ou autres, elles sont traitées en toute sécurité conformément aux lois et règlementations en vigueur en matière de protection des renseignements personnels.

DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Physio+ Hamel conserve les renseignements personnels selon la durée prescrit par la loi sur la protection des renseignements personnels. Lorsque cette période est expirée, les renseignements personnels seront détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

DIVULGATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Tous les renseignements personnels recueillis se font auprès de la personne concernée avec son consentement.

Toutefois, les renseignements personnels peuvent être recueillis sans le consentement de la personne concernée auprès d’un tiers si la loi l’autorise.

• Dans la mesure où nous sommes tenus de le faire par la loi ;
• Dans le cadre de toute procédure judiciaire en cours ou à venir ;
• Pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux (y compris fournir des informations à d’autres à des fins de prévention des fraudes et de réduction des risques de crédit) ;
• À toute personne que nous estimons raisonnablement faire partie intégrante d’un tribunal ou autre autorité compétente pour la divulgation de ces informations personnelles si, selon notre opinion, un tel tribunal ou une telle autorité serait susceptible de demander la divulgation de ces informations personnelles.
• Sauf disposition contraire de la présente politique, nous ne transmettrons pas vos informations personnelles à de tierces parties.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS POUVANT ÊTRE RECUEILLIS, STOCKÉS ET UTILISÉS

Dossiers

Nom de famille, prénom; date de naissance; sexe; état civil; métier; adresse postale et courriel; numéro de téléphone résidentiel, portable, travail, personne contact; données médicales; historique médical (bilan de santé); diagnostics; comptes rendus; ordonnances; rapports divers; demandes d’examens; consentement donné dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement de renseignements personnels; informations de paiements, numéros de carte crédit/débit, code de sécurité ou autres informations de facturation connexes ou toute autre information personnelle que vous nous communiquez.

Site Web

Lorsque vous naviguer sur notre site Web, nous utilisons des témoins de connexion communément appelés (cookies) ainsi que des renseignements personnels que vous saisissez pour vous inscrire aux divers outils clients ou encore si vous nous contactez à partir du formulaire de contact.

Renseignements recueillis: nom de famille, prénom; adresse courriel; numéro de téléphone; raison de la demande de contact; votre adresse IP, le système d’exploitation, le type de navigateur, le type d’appareil, le réglage du fuseau horaire, la date et l’heure de votre visite, les pages de notre site Web auxquelles vous accédez, les documents que vous avez consultés pour les services que nous fournissions ou toute autre information personnelle que vous nous communiquez.

Pour connaître les détails au sujet des témoins de connexion (cookies), veuillez cliquer sur le lien suivant :  Politique de cookies.

Si vous soumettez des informations personnelles sur notre site web dans le but de les publier, nous les publierons et pourrons utiliser ces informations conformément aux autorisations que vous nous accordez.

Liens externes

Notre site Web propose des liens vers d’autres sites. Les renseignements échangés par l’intermédiaire des autres sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité.

Physio + Hamel ne peut pas garantir l’exactitude et les précisions de sécurité des liens dirigeant vers des liens externes de son site Web.

SÉCURITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Des précautions techniques et organisationnelles strictes et raisonnables sont mises en place selon les obligations légales et les exigences réglementaires présentement en vigueur au Québec afin d’empêcher la perte, l’abus ou l’altération de vos informations personnelles.

Vous êtes responsable de la confidentialité du mot de passe que vous utilisez pour accéder à notre site web et nos outils clients. Cependant, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos données envoyées par internet.

VOS DROITS À L’ACCÈS ET RECTIFICATION

Vous pouvez en tout temps nous demander de vous fournir toute information ou de rectifier des données concernant vos renseignements personnels que nous détenons sur vous.

Si tel est le cas, vous devez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels de notre clinique dont les coordonnées se trouvent au bas de cette politique.

Le transfert de telles informations sera soumis à certaines conditions :

• Présentation de preuves suffisantes de votre identité;
• Moyen de transmission sécurisé;
• Nous pouvons retenir les informations personnelles que vous demandez dans la mesure autorisée par la loi;
• Vous pouvez nous demander à tout moment de ne pas traiter vos informations personnelles à des fins marketing;
• Un délai raisonnable devra nous être accordé.

Veuillez prendre note que Physio+ Hamel peut toutefois refuser votre requête si elle contrevient aux lois et règlements applicables en la matière. Si tel est le cas, vous serez avisé et nous vous fournirons les justifications complètes menant à ce refus.

PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES RELATIVES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET À LA DÉSINDEXATION

Si vous croyez que vos renseignements personnels ont été utilisés de façon non conforme, ou qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel a eu lieu, nous vous prions de nous en faire part immédiatement afin d’entreprendre le processus de traitement de plaintes comme stipulé dans la présente politique.

Si applicable et raisonnable, au cours de ce processus, vous serez appelé à nous transmettre vos coordonnées, la nature de votre plainte et nous accorder les détails suffisants afin que celle-ci soit évaluée adéquatement.

Un délai de 30 jours suivant la réception de vos justifications sera appliqué afin de nous permettre de procéder aux diverses étapes décrites ci-dessous :

• Recevoir la plainte;
• Enregistrer la plainte dans un système de suivi des plaintes;
• Examiner la plainte et déterminer si les droits de la personne, en vertu de la loi, ont été violés;
• Enquêter afin de déterminer et comprendre les circonstances de l’incident, d’examiner les procédures internes avec la ou les personnes concernées;
• Prendre les mesures nécessaires pour résoudre la plainte (modifications des procédures, formation du personnel, suppression de certaines informations des résultats de recherche);
• Communiquer avec la personne concernée, l’informer des résultats de l’investigation et des mesures prises pour résoudre la plainte afin de maintenir la confiance et l’ouverture;
• Faire un suivi afin de s’assurer que les mesures prises sont efficaces et que la plainte a été résolue de manière satisfaisante

CONSENTEMENT

Chez Physio+ Hamel, tous les renseignements personnels recueillis se font auprès de la personne concernée et avec son consentement. Nous ne disposerons pas de quelque manière que ce soit vos informations personnelles à des tiers.

Toutefois, les renseignements personnels peuvent être recueillis sans le consentement de la personne concernée auprès d’un tiers si la loi l’autorise.

Caractéristiques d’un consentement selon la Loi sur la protection des renseignements personnels :

• Manifeste (évident, certain et indiscutable);
• Libre (donné sans contrainte);
• Éclairé (précis, rigoureux et spécifiques);
• Donné à des fins spécifiques (durée nécessaire).

En tout temps, vous pouvez retirer votre consentement en partie ou en totalité de la collecte d’informations personnelles en communiquant directement avec nous.

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, Physio+ Hamel nomme madame Manon Hamel, adjointe administrative à titre de personne responsable de la sécurité des données et de la protection des renseignements personnels dans l’entreprise provenant d’un employé/travailleur, d’un client, d’un utilisateur, d’un fournisseur et toutes autres personnes physiques pour lesquelles des renseignements personnels sont fournis.

Rôle est responsabilités de la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’entreprise :

• Mettre en œuvre des mesures strictes afin d’assurer la protection des renseignements personnels et de la vie privée;
• Assurer le respect des lois en cours;
• Superviser et assurer la conformité en matière des pratiques et des procédures afin de protéger les renseignements personnels;
• Faire des mises à jour et former les employés/travailleurs concernant les responsabilités et la sécurité des renseignements personnels;
• Répondre aux demandes d’accès, de rectification, de cessation de diffusion et de désindexation;
• Approuver les règles de gouvernance à l’égard des renseignements personnels;
• Tenir un registre de communications de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, incluant en cas d’incident de confidentialité;
• Être consultée lors de l’évaluation du risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité;
• Prendre des mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées et éviter que cet incident de même nature se reproduise.

Coordonnées de la personne responsable des renseignements personnels

• Manon Hamel
• Adjointe administrative
• Physio+ Hamel
• 455 boulevard de la Gappe, bureau 308
• Gatineau, Québec
• J8T 0G1
• Tél. : 819-639-4425
• Courriel : [email protected]

AMENDEMENT DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous nous réservons le droit de modifier et/ou de corriger le contenu des informations de notre Politique de confidentialité publiées sur ce site à tout moment sans préavis.

Vous devez vérifier cette page régulièrement pour vous assurer de prendre connaissance de tout changement effectué à cette politique.